On Rabu, 06 November 2013
MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI
menjelaskan bagaimana mendesain file data. Fokus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (Relational Data Base), data yang di sajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut bergantian. Kolom dalam table disebut sebagai atribut (attribute) dan ekuivalen dengan field di sebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan bergantian. Baris table-tabel ekuivalen dengan record di sebuah file.
Basis data (database) adalah pengumpilan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.
A. MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASI FILE
Diagram akan digunakan untuk mendokumentasi desain data SIA. Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasi (a) table-tabel dalam SIA, (b) hubungan antar table, (c) atribut-atribut table.
B. MENDOKUMENTASI FILE TRANSAKSI
File transaksi akan diperlukan untuk kejadian pesanan, pengiriman, faktur, dan penerimaan kas.
- Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya table transaksi
Bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam system computer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain, tidak semua kejadian relevan dengan pemodelan data.
- Tentukan kejadian-kejadian didalam proses
- Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer
- Keluarkan kejadian query dan pelaporan karna mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA
- Keluarkan kejadian pemeliharaan
• KEJADIAN DAN TABLE INDUK
Biasanya, system informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk.
1. Barang/Jasa
2. Agen
3. Kas
4. File Induk buku besar
Secara umum, table induk digunakan untuk menyimpan data yang relative pemanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan table induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya.
Manfaat Tabel Induk : Salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk mnghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.
Pedoman Untuk Menetukan Perlunya Tabel Induk : Pedoman untuk mengientifikasi perlunya tabel induk akan dibahas secara terperinci ketika rangkaian tahap-tahap formal untuk membuat diagram kela UML disajikan.
C. ATRIBUT DAN HUBUNGAN
Analisis digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan.
Tiga konsep yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) Kunci primer, (2) Atribut terhubung (kunci asing), (3) Kardinalitas hubungan.
1. Kunci Utama
Kunci Utama (Primary Key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada tabel.
- Tabel Pelanggan
- Tabel Persediaan
- Tabel Pesanan
2. Kunci Asing
Kunci Utama (foreign Key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.
- Kunci asing yang menghubungkan record dengan kejadian dengan record induk
- Kunci asing yang menghubungkan dua kejadian yang terjaid dalam suatu urutan
3. Hubungan Antar Tabel
Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) di hubungkan dengan jenis entitas lain. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data :
- Satu dengan satu (1:1)
- Satu dengan banyak / banyak dngan satu (1:m / m:1)
- Banyak dengan banyak (m:n)
4. Menentukan Kardinalitas
Setiap pola membuat dua pernyataan independent tentang hubungan antar entita. Juga, sis kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.
5. Siginifikasi konsep untuk aplikasi basis data
- Mengimplementasi dokumen dan laporan
- Mengimplementasi formulir input
- Mengontral data SIA L Integritas referensial
D. PENDESAINAN DATA DENGAN DIAGRAM KELAS UML (CONTOH MENYELURUH)
Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan data dengan menggunakan diagram kelas UML.
1. Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
2. Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML
3. Tantukan hubungan yang diperlukan antar tabel
4. Tentukan atribut yang diperlukan.
BAB 6
MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN
System manajemen basis data(Data base manajement system –DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk,mengorganisasi dan mendapatkan kembali dari suatu informasi basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis data dan element penting pada basis data relasional.
Microsoft acces adalah satu contoh piranti lunak manajemen basis data yang akan banyak digunakan oleh orang orang ,penyedia piranti lunak basis data lainnya adalah oracle,IBM dan Informix.
Laporan(report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun ,laporan dibuat dan digunakan sebagai suatu bagian integral dari proses bisnis,pelaporan meliputi penggabungan,peringkasan dan pengorganisasian informasi tentang kejadian,agent dan barang/jasa dengan berbagai cara.
Spesifikasi Query
Ada 2 macam query ,yaitu :
• Query satu table
• Query banyak table
MENENTUKAN KRITERIA DENGAN BANYAK KONDISI
Operator AND merupakan operator Boolean ,yang berarti bahwa setiap kondisi di kriteria haruslah benar untuk seluruh kriterua yang akan dipenuhi .kondisi lain juga dapat dihubungkan dengan operator OR.
JENIS JENIS LAPORAN
Ada dua jenis laporan ,yaitu :
• Laporaran standar
Laporan yang sudah dipaket kan didalam program akuntansi
• Laporan fleksibel
Laporan yang dibuat dan di desain oleh pengguna dari awal hingga akhir
Kebanyakan laporan memilki header laporan,header halaman,footer halaman dan footer laporan disamping isi utama yang mencakup data yang akan disajikan didalam laporan.
TATA LETAK LAPORAN
Header halaman(page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas laporan,Footer Halaman(page footer) tampak dibagian bawah halaman laporan yang biasanya mencakup nomor halaman,footer laporan(report folder) terlihat satu kali di bagian akhir laporan, biasanya menyajikan informasi ringkasan total semuanya.Perincian laporan(report detail) berisi informasi utama di dalam laporan ,bagian ini menyajikan data berbagai entitas.
Kotak label dan kotak teks dua elemen penting laporan apa pun adalah label dan data ,kotak label(label box) menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data didalam table ,kotak text(text box) menampilkan data yang diambil dari table ,kotak label bersifat statis dan tidak berubah ketika data yang berada didalam nya diubah sedangkan kotak teks bersifat dinamis informasi yang berada pada kotak teks tergantung pada isi table yang mendasarinya
ISI LAPORAN
Seperti query ,perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna dan memutuskan data apa yang perlu dimasukan didalam setiap laporan,table yang memuat unsur unsur data yang diperlukan untuk laporan tersebut harus diidentifikasi.informasi laporan juga dipilih berdasarkan kriteria.
ORGANISASI LAPORAN
Disamping membuat keputusan data apa yang akan dimasukan ,perancang memiliki beberapa pilihan untuk mengorganisasikan informasi pada suatu laporan.
LAPORAN KEJADIAN
• Laporan daftar kejadian sederhana
Daftar kejadian sederhana menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama satu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokan atau sub total
• Laporan perincian kejadian dikelompokan
Laporan perincian kejadian yang dikelompokan menampilkan daftar kejadian selama satu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa dan agen
• Laporan ringkasan kejadian
Meringkas data kejadian menurut berbagai parimeter,laporan ringkasan perincian lebih unggul dibandingkan laporan perincian kejadian berkelompok ketika sejumlah besar kelompok perlu dilaporkan
• Laporan satu kejadian
Menyajikan perincian mengenai satu kejadian.sering kali laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan ke pelanggan atau pemasok
BAB 7
Memahami Dan Mendesain Formulir
Formulir biasanya digunakan untuk menambahkan data ke tabel. Akan tetapi, tidak dapat suatu pemetaan satu dengan satu antara formulir dan tabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir antara lain :
1. Satu formulir untuk mencatat data suatu tabel.
2. Satu formulir untuk mencatat data dari dua tabel atau lebih.
3. Dua formulir atau lebih mencatat data dari satu tabel.
Jenis-Jenis Formulir Input :
- Formulir Entry satu record , menampilkan satu ricord pada satu waktu
- Formulir Entri bentuk tabel, menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukan banyak record
- Formulir Entri Multitable, digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel.
Cara-Cara Entry Data
Data dapat di masukan dalam sebuah formulir dengan empat cara berikut:
1. Agen internal mengetik data
2. Agen internal memilih data untuk di masukan dengan menggunakan tabel pencarian (look.up table),tombol radio(radio button), atau kotak cek(check box)
3. Agen Internal memindai kode batang (barcode) produk atau kartu identifikasi
4. Pengguna memasukan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan
Elemen-Elemen Antarmuka Formulir
Elemen antarmuka formulir merupakan objek-objek pada formulir yang di gunakan untuk memasukan informasi atau melakukan tindakan.
- Kotak teks, adalah ruang pada formulir yang di gunakan untuk memasukan informasi yang di tambahkan ke tabel atau untuk menampilkan informasi yang di baca radi tabel.
- Label, membantu pengguna untyk memahami informasi apa yang perlu di masukan.
- Fitur pencarian , sering kali di tambahkan ke kotak teks yang di gunakan untuk memasukan kunci asing.
- Tombol perintah, di gunakan untuk melakukan suatu mtindakan
- Tombol radio, memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu perangkat pilihan
- Kotak cek, mirip dengan tombol radio, tetapi dapat memilih lebih dari bsatu opsi.
Untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data adalah kunci utama, informasi dapat di sediakan pada formulir suatu daftar yang terlihat dari kotak teks ketika di pilih oleh pengguna. Pemindaian jika data sudah siap di formulir kode batang, pengguna dapat memasukannya dengan sebuah pemindai, bukan dengan pengetikannya. Pemeriksaan record meliputi perbandingan data yang telah di masukan dengan informasi di suatu tabel untuk memeriksa apakah data tersebut valid. Konfirmasi sistem dapat membatu pengguna mengonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan informasi tambahan. Integritas referensial, dapat menetapkan sistem yang menguatkan hubungan satu dengan banyak, seperti :
- Record induk di suatu tabel tidak dapat di hapus apabila terdapat record (anak) terkait di banyak table.
- Record(anak) di banyak table hanya dapat di tambahkan apabila terdapat record(induk) di suatu table.
pemeriksaan format, aturan validasi, default , default dapat di bagi menjadi 3 yaitu:
- Default tingkat aplikasi
- Default tingkat agen
- Default nilai tingkat transaksi
Pada penggunaan formulir untuk memasukan data dapat menjadi lebih efisien daripada memasukan data secara langsung ke hdalam bentuk table data. Tiga format untuk formulir entri data adalah :
- Satu record
- Bentuk table
- Multitable
